یکی از بخش کلیدی معاونیت امور محصلان را دیپارتمنت آرشیف تشکیل میدهد که فعالیت های ذیل را انجام میدهد:

• فراهم نمودن آرشیف و مرکز اسناد جهت نگهداري سوابق تحصيلي کليه محصلان؛
• نگهداری کلیه مدارک تحصیلی و نامه‌های محصلان در پرونده های آن و پیگیری، تکمیل مدارک لازم؛
• ثبت و نگهداری کلیه اطلاعات لازم در پرونده دانشجویان در طول تحصیل مانند تعجیل، تبدیل، احکام کمیته‌ها، تعهدنامه ها، انصراف از تحصیل و غیره؛
• دریافت شقه‌های امتحانات در پایان هر سمستر و در موعد مقرر از دانشکده‌ها، نگهداری آن‌ها و ثبت در پایگاه اطلاعاتی؛
• پاسخ‌گویی به مراجعات محصلان و اعلام وضعیت تحصیلی کلی در چارچوب مقررات و اطلاعات مجاز؛
• تلاش در جهت بروز آوری مستمر اطلاعات پایگاه اطلاعاتی و افزایش دقت، جامعیت، سرعت و امکان گزارش‌گیری‌های مختلف؛